Dox - FAQ - bit Time Software

DOX FAQ

Cos’è Dox?

Dox è un software per l’archiviazione dei documenti.

Che tipo di documenti si possono registrare con Dox?

Si possono registrare tutte le tipologie di documenti dal formato cartaceo al formato elettronico, elaborato da qualsiasi software.

Posso avere traccia del lavoro e delle modifiche svolto sui documenti e sui fascicoli che li contengono?

Dox permette la registrazione di tutte le operazioni effettuate su un documento e di tutte le modifiche apportate. E’ quindi possibile accedere in qualsiasi momento allo storico del documento.

In che modo si possono acquisire i documenti cartacei con Dox?

Il software è dotato di una avanzata interfaccia di gestione di acquisizione delle immagini da scanner. Non è richiesto nessun modello specifico di scanner in quanto l’interfaccia utilizza i driver installati dai vari produttori di scanner.

Per i documenti composti da un elevato numero di pagine, l’acquisizione resta comunque possibile, oppure ci sono delle limitazioni?

Ogni utenza viene creata con un determinato limite di acquisizione dei documenti. Se il documento che si sta acquisendo supera tali limitazioni, il sistema provvede in automatico a registrare il file prodotto su un server FTP esterno opportunamente configurato.

E’ possibile registrare più documenti contemporaneamente?

Si è possibile aprire più schede per la registrazione di nuovi documenti in entrata ed in uscita.

E’ possibile modificare la stessa scheda documento da più utenti contemporaneamente?

No, non è possibile modificare la stessa scheda documento contemporaneamente da più utenti in quanto il database permette la modifica dello stesso record ad una sola utenza per volta. Chi tenta di modificare la medesima scheda vedrà apparire un messaggio a video che lo informa che un altro utente sta già modificando lo stesso documento.

E’ possibile importare testo tramite OCR dei documenti acquisiti?

Si, sia per i documenti acquisiti da scanner, sia per i documenti in formato elettronico è possibile acquisire il testo tramite tecnologia OCR. Con il testo ottenuto è possibile effettuare ricerche approfondite dei documenti.

E’ possibile inserire un numero di protocollo per le nuove schede documento?

Si. Per le schede documento è possibile apporre un numero di protocollo progressivo ed univoco generato automaticamente dal sistema. Il numeratore si azzera in automatico il primo gennaio.

E’ possibile annullare un numero di protocollo?

La procedura di annullamento del numero di protocollo è consentita solo all’amministratore del sistema, ed una volta annullato il protocollo non è più possibile riutilizzarlo.

Quali sono le informazioni da inserire nella configurazione di connessione al database?

Sono necessari il nome del server sul quale risiede il servizio Firebird server, l’eventuale porta di comunicazione se diversa da quella di default, e l’alias del database.

Che database è utilizzato in Dox ?

FirebirdSQL vers. 2.1.1 (o superiore).

Che tipo di connessione viene utilizzata dai rispettivi moduli con il Database?

Entrambi i moduli Front Office e Back Office si connettono direttamente al servizio firebird server, utilizzando le impostazioni settate nella configurazione del server.